Organismo di Vigilanza e Whistleblowing

La parola Whistleblowing letteralmente significa «soffiare nel fischietto». Con questo termine ci si riferisce al sistema di gestione delle segnalazioni di illeciti adottato da Faschim in conformità al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, nonchè ai relativi strumenti operativi e alle tutele obbligatoriamente previste dalla legge per chi decide di segnalare un illecito

Puoi fare una segnalazione se rientri in una delle seguenti categorie:

• Soggetto apicale (che esercita funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza)
• Lavoratore subordinato
• Lavoratore autonomo
• Libero professionista
• Consulente
• Fornitore
• Tirocinante
• Volontario
• Azionista.

Faschim non è una società di capitali ma un’associazione non riconosciuta senza scopo di luco. Per questo motivo, con riguardo a Faschim non è possibile parlare di «azionisti». Tuttavia il Fondo, nel perseguire i più elevati standard di trasparenza e tutela, ha scelto di equiparare a tali figure anche gli Associati e le Imprese Associate che versano i contributi.
Se rientri in una di queste categorie puoi fare una segnalazione in tutti i seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato e/o formalizzato, se le informazioni acquisite durante il processo di selezione (colloqui, ecc.) o in altre frasi pre-contrattuali;
• durante il periodo di prova;
• dopo la conclusione/scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Faschim è un ente di piccole dimensioni, ma dotato di Modello organizzativo ai sensi del d.lgs. 231/2001. Per gli enti come Faschim la legge prevede che si possano segnalare solo determinati tipi di illeciti:

• REATI RILEVANTI AI SENSI DEL DLGS. 231/2001
• VIOLAZIONI DEL MODELLO 231 

Si deve trattare di condotte attive od omissive, commesse o non ancora commesse (ma delle quali si abbia ragionevole motivo di ritenere che potrebbero essere commesse sulla base di elementi concreti) che ledano l’integrità del Fondo

Prima di inviare la segnalazione, assicurati che la stessa rientri in questa casistica. In caso contrario potrà essere archiviata (vedi domanda 7) in quanto inammissibile o trattata come «ordinaria».(vedi domanda 12)

Il Gestore delle segnalazioni («Gestore») è un soggetto esterno a Faschim dotato di autonomia e imparzialità, designato nella persona dell’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del d.lgs. 231/2001 (avv. Francesca Maria Federici).
Il Gestore è l’unico soggetto autorizzato ad accedere e a gestire i canali di segnalazione. 

Se rientri in una delle categorie previste dalla legge, puoi scegliere uno di questi canali c.d. «interni»:

1. PIATTAFORMA ONLINE:

• Potrai accedere al seguente link;
• La piattaforma è operativa 7 giorni su 7, 24 ore su 24, e offre garanzie di anonimato e di riservatezza anche grazie all’utilizzo di strumenti di crittografia.

2. INVIO DI UNA LETTERA TRAMITE POSTA ORDINARIA :

Dovrai preparare tre buste chiuse: la prima contenente i dati identificativi e la copia del documento di identità (ove tu decidessi di rivelare il tuo nominativo), la seconda contenente il testo della segnalazione. Nella terza busta devono essere inserite entrambe le buste citate e all’esterno la stessa dovrà recare la seguente dicitura: “All’attenzione del Gestore delle segnalazioni di Faschim – Organismo di Vigilanza avv. Francesca Maria Federici - Corso di Porta Vittoria n. 18, Milano, 20122 - Segnalazione ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24”.

Ove decidessi di non restare anonimo, ti consigliamo l’invio tramite raccomandata A/R.

3. INCONTRO/COLLOQUIO TELEFONICO CON IL GESTORE

Potrai fare una richiesta di incontro con il Gestore o di colloquio telefonico, inviando una lettera tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato o un’apposita comunicazione sulla piattaforma online.

In questi casi, ti facciamo presente che, con il tuo consenso espresso in conformità al GDPR, la segnalazione orale sarà documentata a mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.

Se intendi effettuare una segnalazione e/o richiedere un incontro/colloquio telefonico con il Gestore tramite lettera, dovrai innanzitutto specificare nell’oggetto della relativa comunicazione che:

• si tratta di una “segnalazione rientrante nell’ambito applicativo del d.lgs. 24/2023” oppure di una “segnalazione Whistleblowing” oppure di una “segnalazione riservata al Gestore”;
• intende mantenere riservata la propria identità;
• intende beneficiare delle specifiche tutele previste in caso di eventuali ritorsioni.

Solo nel caso in cui la segnalazione dovesse riguardare il Gestore stesso, potrai rivolgerti al Direttore di Faschim inviando una lettera in busta chiusa, secondo le modalità sopra indicate, al seguente indirizzo:

⇒All’attenzione del Direttore di Faschim – Via Giovanni da Procida n. 11, Milano 20149, Segnalazione ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24

Per aumentare la possibilità che la tua segnalazione sia presa in considerazione e abbia un esito positivo, assicurati di indicare  nella maniera più dettagliata possibile i seguenti dati:

• ente in cui è avvenuto il fatto che si intende segnalare (ovvero Faschim);
• indicazione del rapporto sussistente tra te e Faschim e la tua posizione professionale (ove la segnalazione non sia anonima);
• l’indicazione della tipologia di illecito (ove tu ne sia a conoscenza);
• la descrizione dei fatti; 
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto;
• la descrizione sintetica delle modalità con cui tu sei  venuto a conoscenza dei fatti segnalati;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto responsabile del fatto segnalato;
• eventuali documenti utili per riscontrare il fatto descritto;
• le generalità degli altri soggetti che siano eventualmente a conoscenza del fatto;
• l’ente nel cui contesto lavorativo tu lavori (nel caso in cui fosse diverso da Faschim);
• il tuo nominativo e i tuoi recapiti (ove decidessi di non mantenere l’anonimato): in assenza di tale indicazione, nell’impossibilità di interloquire con te per i seguiti, la segnalazione sarà trattata come “ordinaria”.

Il Gestore delle segnalazioni di Faschim, una volta che riceve una segnalazione attraverso uno dei canali interni (vedi domanda 5), è tenuto a seguire una determinata procedura:

1) protocolla la segnalazione;

2) rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (sappi che, ove tu dichiarassi espressamente di non voler ricevere l’avviso o nel caso in cui il Gestore ritenesse che tale avviso possa pregiudicare la tua riservatezza, questo passaggio potrà essere saltato);

3) valuta preliminarmente la procedibilità e l’ammissibilità della segnalazione, potendola archiviare nei seguenti casi:

• invio da parte di soggetto non legittimato;
• irrilevanza sotto il profilo del d.lgs. 231/2001 o del Modello 231 di Faschim;
• palese e manifesta infondatezza;
• assenza di elementi concreti idonei a giustificare accertamenti;
• contenuto generico e tale da non consentire la comprensione dei fatti;
• invio di documentazione non appropriata, irrilevante o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione esterna;
• informazioni già di pubblico dominio
• informazioni acquisite in base a indiscrezioni, supposizioni e voci di corridoio
• generiche lamentele

4) chiede informazioni aggiuntive e integrative, di persona o tramite la piattaforma online, qualora la segnalazione non sia abbastanza circostanziata;

5) una volta verificata la procedibilità e l’ammissibilità della segnalazione, avvia l’istruttoria interna al fine di valutare la sussistenza e la fondatezza dei fatti segnalati;

6) all’esito dell’istruttoria interna:

1. 1. archivia la segnalazione “infondata” oppure
   2. dichiara la segnalazione “fondata”, comunicandolo agli organi competenti del Fondo previa verifica sull’insussistenza di conflitti di interesse (Direttore/Presidente CdA/ Collegio Sindacale);
   3. fornisce un riscontro al segnalante - interlocutorio o finale - entro tre mesi alla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, motivando in merito alle decisioni assunte o da assumere e/o alle misure correttive adottate dal Fondo;
   4. formula eventuali raccomandazioni agli Organi competenti del Fondo in merito alle necessarie misure correttive da assumere al fine di rafforzare il sistema di controllo interno.

Se ti dovesse capitare di inviare per sbaglio la segnalazione a un soggetto diverso dal Gestore delle segnalazioni, la segnalazione sarà trasmessa, da chi la riceve, entro sette giorni al Gestore.

In tale caso,ove possibile, sarai tempestivamente informato, da parte del soggetto che ha ricevuto erroneamente la segnalazione, dell’avvenuta trasmissione della stessa al Gestore.

Il sistema di protezione previsto dal d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 comprende quattro tipi di tutela:

• tutela della riservatezza
• tutela da eventuali misure ritorsive (vedi domanda 9.2)
• limitazioni di responsabilità (vedi domanda 9.3)
• misure di sostegno da parte di enti del Terzo Settore
• divieto di rinunce e transazioni (vedi domanda 9.4)

Queste tutele si applicano alle persone, fisiche o giuridiche, che segnalano o che, pur non essendo autori della segnalazione (vedi domanda 9.1), potrebbero subire ritorsioni in relazione al ruolo assunto nel processo di segnalazione e/o al rapporto che li lega alla persona segnalante

Tutti i canali di segnalazione interna predisposti da Faschim garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante in base a quanto previsto dalla normativa vigente. Con specifico riferimento alla Piattaforma informatica di cui si avvale il Fondo, la stessa prevede l’immediata cifratura della segnalazione attraverso l’utilizzo di un protocollo di crittografia che ne assicurano la riservatezza.

Il divieto di rivelare l’identità del segnalante si estende non solo al nominativo ma anche a qualsiasi informazione o elemento della segnalazione, ivi inclusa la documentazione ad essa allegata, dalla cui rivelazione si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante.

È inoltre consentito inviare segnalazioni senza indicare le proprie generalità (c.d. segnalazioni anonime), purché le stesse siano adeguatamente circostanziate. Tieni però presente che in questo caso le segnalazioni anonime sono trattate come segnalazioni ordinarie. Qualora il segnalante anonimo sia identificato in un momento successivo, la riservatezza dell’identità dello stesso dovrà essere garantita, con applicazione di tutte le tutele previste dalla legge.  

Inoltre è anche garantita la riservatezza:

• dell’identità dell’eventuale facilitatore o dei soggetti connessi e/o coinvolti;
• dell’identità delle altre persone coinvolte (es.: soggetto segnalato) o menzionate nella segnalazione (es.: testimoni);
• del contenuto della segnalazione stessa;
• della documentazione allegata.

L’identità del soggetto segnalante può essere rivelata a persone diverse dal Gestore delle segnalazioni solo in presenza di un suo consenso espresso. Il consenso deve essere validamente raccolto a fronte di una idonea informativa ai sensi del GDPR.

In due ipotesi specifiche è necessario, oltre al consenso espresso, una preventiva comunicazione formale in forma scritta contenente la motivazione circa la necessità di rivelare l’identità del segnalante quando:

1. la contestazione dalla quale ha avuto origine il procedimento originale è fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulta fondamentale per consentire il diritto di difesa alla persona accusata nell’ambito di un procedimento disciplinare;
2. quando l’identità del segnalante è fondamentale per consentire il diritto di difesa alla persona coinvolta nell’ambito della procedura scaturita dalla segnalazione interna.

Resta ferma in ogni caso, ove ne sussistano i presupposti, la facoltà del Fondo di procedere con la Denuncia all’Autorità Giudiziaria.

L’identità del segnalante è mantenuta riservata:

• nel procedimento penale, fino a quando l’imputato non può avere conoscenza degli atti compiuti durante le indagini preliminari e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari (v. art. 329 cod. proc. pen.);
• nel procedimento innanzi alla Corte di Conti, fino alla chiusura della fase istruttoria;
• nel procedimento disciplinare, sempre e in ogni caso qualora la contestazione dell’illecito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Se ritieni di essere stato/a vittima di ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, puoi comunicarlo ad ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) attraverso il canale c.d. “esterno” appositamente predisposto:

https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

Possono comunicare ad ANAC le presunte ritorsioni, oltre alla persona segnalante, anche gli altri soggetti tutelati dalla legge (i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, i colleghi di lavoro che hanno un rapporto abituale e corrente con il segnalante, enti di proprietà del segnalante, enti in cui lavora il segnalante, enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante).

Perché una ritorsione sia valutata da ANAC (o dall’Autorità Giudiziaria) come collegata alla segnalazione effettuata, è necessario che le motivazioni poste alla base della condotta asseritamente ritorsiva siano infondate e/o pretestuose.

La condotta non è considerata ritorsiva quando è stata tenuta:

• anche in epoca precedente alla segnalazione;
• anche nei confronti di altri soggetti e non solo nei confronti del segnalante o delle persone allo stesso connessi;
• per ragioni totalmente estranee rispetto alla segnalazione.

La ritorsione può consistere in qualsiasi comportamento, attivo od omissivo, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato provocato, in via diretta o indiretta, dalla ritorsione ed insito nel contenuto della ritorsione stessa.

Le ritorsioni possono presentarsi in tanti modi.
Ecco alcuni esempi:
licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
retrocessione di grado;
mancata promozione;
mutamento di funzioni;
cambiamento del luogo di lavoro;
riduzione dello stipendio;
modifica dell’orario di lavoro;
sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
note di demerito;
referenze negative;
adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
discriminazione;
trattamento sfavorevole;
mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
danni, anche alla reputazione, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
annullamento di una licenza o di un permesso;
richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici;
richiesta di risultati impossibili da conseguire nei tempi e nei modi indicati;
valutazione di performance negativa;
revoca ingiustificata di un incarico;
reiterato rigetto di richieste (es.: ferie, congedi, ecc.);
conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
inserimento in una c.d. black list;
boicottaggio;
interruzione di partnership con un ente facente parte del medesimo contesto lavorativo del segnalante (anche se non di proprietà dello stesso).

Se quando quando decidi di fare una segnalazione hai ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione di determinate informazioni sia necessaria per effettuare la segnalazione e lo hai fatto modalità richieste dalla legge, non andrai incontro a nessun tipo di responsabilità (penale, civile o amministrativa).

Perché la limitazione di responsabilità possa operare è tuttavia necessario che tu abbia acquisito le informazioni in maniera lecita (e non, ad esempio, attraverso atti di pirateria informatica o di accesso abusivo a sistemi informatici).

Tieni presente che dovrai in ogni caso rispettare le norme che disciplinano la segretezza delle informazioni in alcuni determinati ambiti: informazioni classificate, segreto professionale forense, segreto professionale medico, segretezza delle indagini preliminari penali ai sensi dell’art. 329 cod. proc. pen., segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, autonomia e indipendenza della magistratura, difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica.

Potrai ottenere informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti delle persone coinvolte, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Potrai consultare l’elenco degli enti del Terzo settore convenzionati con ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p9).

Ricordati che se qualcuno dovesse proporti di stipulare atti di rinuncia e le transazioni, sia integrali che parziali, aventi ad oggetto il diritto di effettuare segnalazioni, questi atti non sono validi.

Inoltre, nessuno potrà costringerti a rinunciare alla possibilità di accedere alle tutele previste dal Decreto, Tali tutele non possono nemmeno essere oggetto di rinuncia volontaria.

Gli unici casi ammessi di rinuncia e/o transazione riguardano gli atti sottoscritti in sedi protette (giudiziarie e sindacali).

Gli ulteriori soggetti destinatari delle tutele, oltre al segnalante, possono dunque rientrare in una delle seguenti categorie:

• Facilitatori (soggetto che supporta il segnalante)
• Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante con rapporto di parentela/convivenza/affettivo (persona legata al segnalante da una rete di relazioni - sorte in virtù del fatto che essa opera, o ha operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante - e che intrattiene con quest’ultimo uno stabile legame affettivo o di convivenza o di parentela entro il quarto grado (colleghi, ex-colleghi, collaboratori, ex-collaboratori)
• Colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante (persona che lavora nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e che intrattiene con quest’ultimo un rapporto presente, sistematico e protratto nel tempo - rapporti di amicizia e comunanza)
• Enti di proprietà del segnalante (ente nel quale il segnalante è titolare delle quote di partecipazione al capitale sociale in via esclusiva o in maggioranza
• Enti presso i quali il segnalante lavora, che effettua un servizio di fornitura a vantaggio del Fondo (i.e. Strutture Convenzionate, il Service Provider, fornitori vari, ecc.)
• Ente che non ha un legame diretto con il segnalante in termini di proprietà o di prestazione di attività lavorativa, ma che rientra nel contesto lavorativo del segnalante stesso (i.e.: Fonti Istitutive, ecc.)

In considerazione della peculiare natura del Fondo, le tutele previste dalla legge si applicheranno anche agli Associati, alle Aziende associate, alle Strutture convenzionate e alle Fonti Istitutive nonché ai relativi referenti di queste ultime.

Le tutele non ti saranno più garantite al segnalante quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la tua responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o la tua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

In tali casi potrai anche essere sanzionata/o ai sensi del CCNL di riferimento, dello Statuto dei Lavoratori e di quanto previsto dal Modello 231 del Fondo.

La segnalazione è trattata come “ordinaria” nei seguenti casi: 

• segnalazione pervenuta da soggetti non legittimati;
• segnalazione relativa a violazioni diverse da quelle rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001;
• segnalazione anonima;
• segnalazione in merito alla quale il segnalante non abbia dichiarato di voler mantenere riservata la propria identità e di voler beneficiare delle tutele previste dal d.lgs. 24/2023;

In considerazione del fatto che tali segnalazioni non rientrano nel perimetro degli obblighi e delle tutele previste dal Decreto, il Gestore, nel rispetto della normativa Privacy, le inoltrerà alle funzioni competenti del Fondo perché vi diano seguito.

E' gestita come "ordinaria" anche la segnalazione c.d. anonima. In tal caso il Gestore la tratterà conformemente alla Procedura in materia di Whistleblowing adottata da Faschim, ove applicabile.